天加引入上上签电子签名科技，70多家分公司HR人效提升
天加从2011年开始启动了十年质量精进计划，为能更好更快地推进计划落地，底层的组织建设摆在了首要位置，尤其是要解决组织支撑能力不足的问题。如何与上上签等科技平台合作，借助电子签名等数字化技术实现组织能力的升级，成为了天加关注的话题。
为深度了解“制造企业人力资源数字化转型情况”，前不久，上上签邀请到了天加人资行政中心高级总监周智英，围绕“天加人力资源数字化转型”做了深度交流。
“我们是一家更多面向企业客户（To B）的制造企业，近些年公司战略上要求各部门重视数字化转型，我们也一直在朝这个方向实践。”初见天加人资行政中心高级总监周智英时，她就强调了这一点。
早在2020年疫情爆发后，天加作为医院洁净空调行业的标杆曾被选中为武汉火神山、雷神山医院提供ICU、负压手术室等核心区域的医用净化空调设备。是一家全球领先的智慧洁净环境及绿色能源的系统供应商和服务商。
1. 从大概2015年开始，HR圈反复提及VUCA时代“HR既要懂业务也要懂对数字化系统的应用”，呼吁HR善用数字化工具将精力释放出来做更有价值的工作。尽管大家知道这是一种趋势，但是疫情的出现加速了HR对数字化应用的重视。
天加HR在推进企业数字化转型中都有哪些创新实践？
周智英：随着天加发展规模地不断壮大，我们面临一些异地化管理的问题。秉持着“同一个天加，同一个标准”的原则，我们希望从流程、规划和效率三个角度打造HR数字化平台。
目前我们已经建成了员工自助平台、HR管理平台、招聘系统平台、天加学院云平台以及与上上签合作的移动签核平台。
未来我们还计划在人才发展、绩效管理等方面推进信息化，为业务发展提供更多的决策依据。
2. 刚才您提到了跟上上签合作的移动签核平台，作为电子签名项目的牵头部门，当时考虑上电子签名的背景是什么？
周智英：一方面，刚才提到我们有很多异地管理的问题，其中便包括销售体系异地员工的基础管理。因为很多销售在异地，甚至在海外子公司，所以异地纸质签署是非常大的痛点。
前期没有上电子签名之前，每家分公司都会有一位财务，类似于文员的角色，他们主要负责财务工作，同时也兼任行政人事角色。
像人事的基础模块，主要都是依托他们帮我们处理，比如签订劳动合同，开具一些证明之类的工作。
以入职为例，总部发过offer之后，员工会带着offer去分公司找当地的财务人员报道，财务人员办理完入职流程之后，会将劳动合同寄给总部。
因为入职员工很多，如果各地分公司每家都要办理入职流程邮寄文件，也是不小的工作量。
这还不是最主要的问题，分公司的财务会变动，一旦涉及财务离职，总部的HR就要给新同事重新介绍培训，如果中间沟通不到位，还会出现各种问题。
比如寄错了合同，需要返回重新邮寄。
另外，也面临可能员工实际已经入职了，但是其劳动合同还没有邮寄过来的情况，这样总部的HR并不知道员工具体的入职时间，会导致员工参保延误的情况。
3. 除此之外，像天加作为制造企业是否也有劳务派遣的场景？在这块是否存在签约痛点？
周智英：我们有劳务派遣的场景，之前与一家南京本地的第三方劳务公司合作时都需要签订纸质材料。员工入职时要签纸质合同，签过以后我们会寄过去，非常不方便。
这还不是最主要的，因为派遣不只面向南京总部，后面涉及外地工厂也就是外地分公司也要引进派遣员工时，就比较麻烦了。
当时流程比较复杂，HR经常要跟踪追问劳务公司：员工的材料是否已经签好，何时签完的，什么时候寄过来。另外还会沟通什么时候盖章，因为劳务公司的用印管理比较严格。后续HR盖完章以后要寄还一份给劳务公司，然后再寄一份给员工，涉及多方。
后面考虑到各方面的原因，总部统筹之后选择了另一家第三方公司，当时对方已经在用上上签的电子签名，后面劳务派遣业务我们使用了电子签名就非常方便。
4. 所以这是天加第一次对电子签名有了直观的感受，后面在引入电子签名时，比较关注哪些方面？
周智英：在上电子签名项目之前，我们做了很多调研，询问了行业内其他企业使用电子签名的情况，其中了解到像A.O.史密斯在与上上签合作。目前电子合同服务商的水平良莠不齐，我们希望选择一家可以长期合作的供应商。
首先比较关注是否可以保障电子合同的安全有效，同时，电子签名厂商的实力如何以及是否能为我们提供一站式的服务，高质量地解决后续的一些问题。
经过考察，我们认为上上签的平台还是足够大的，无论是产品功能还是服务能力方面，在行业内都是比较领先的。
从HR的操作角度来看也比较容易上手使用，最重要的是产品功能可以解决我们公司大部分的签约问题。
还有我们接触下来觉得上上签售后服务的水平和响应速度还是比较快的，有问题可以得到及时地解决和反馈，所以我们也期待后续能有一个更深入的合作。
5. 刚才您提到首先要考虑法律的合规，HR部门做了哪些工作，打消了其他部门的顾虑，保障了项目的顺利上线推广？
周智英：因为电子签名对大家而言算是一个比较新的事物，所以在上线之前我们通过官微发文等形式让员工知道什么是电子合同，普及了电子签名的合法性以及电子签名会给员工和公司带来哪些便利性。这些可能需要我们HR提前进行宣传，然后跟管理者做好沟通。
同时我们也介绍了上上签平台，让员工感受到大平台所带来的安全保障。因为大家也会担心自己或者公司的信息数据安全。
在这过程当中，我觉得跟上上签的合作和沟通还是比较顺畅的。
首先我们企业和供应商之间能有一个比较深度的互动，是我们关心的点，像现在上上签能给我们及时提供一些解决方案，包括相应的宣传口径、资料，让我们和员工能快速地达成共识。
6. 现在天加的移动签核平台已经上线一段时间了，目前主要涉及哪些签约场景？大家的反馈如何？
周智英：目前天加电子签名运用属于一期上线，现阶段我们重点推广员工基础管理。
入职管理：入职履历表、入职合同、保密竞业等协议签订；在职管理：在职证明，居住证明开具；异动管理：异动申请单签署；合同管理：劳动合同续签；离职管理：辞职报告书签署，离职证明开具。
随着系统逐步升级，电子签名的应用场景将会逐步拓展至HR其他场景。
我们全国70多家分公司，之前散落在外地分公司文员手里的工作，现在上线电子签名之后，基本上这部分兼职的情况已经不需要了，人力得以完全释放，全部集中到总部。但实际上我们总部也没有增加人手，这是第一层面的节约。
第二点，如果简单从邮费考虑，每月大概可以节省几万元。而邮寄时间的节省直接影响入离职时间，我觉得招聘提效和员工体验也是比较可观的。
7. 最后，您如何看待数字化技术对HR工作的影响？
周智英：以电子签名为代表的数字化技术的飞速发展拓展了我们人力资源管理的边界。
得益于数字化技术，HR工作更容易被追踪和量化，比如招聘系统可以帮助我们了解不同招聘渠道的投入产出情况，基于相关数据我们可以反过来优化前期的招聘行为。
又或者是电子签名平台，我们可以在后台看到签署状态、用印频次等相关数据，员工的签署行为更加可视化，基于此我们可以分析不同分公司的签约情况，推测问题背后的原因等等。可以说，人力资源工作的自动化让我们的决策能力更加智慧。
结语
在人才主导的经济环境下，出色的员工体验将为企业带来优势。正所谓只有员工成功，客户才能成功。于是越来越多的企业HR开始关注员工从入职到离职整个生命周期的个人体验。
在上上签服务的客户中，大多情况下是HRSSC在牵头电子签名项目，这项实践在提质增效和提升员工体验方面被寄予厚望且取得了积极的效果。
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