出版行业龙头：社科文献用OA提效2000个产品管理

社科文献携手蓝凌，用OA+ERP升级“智慧出版”

数字化时代，专业出版社如何拥抱融合发展与转型升级？作为年出版图书近2000种、累计服务作者超10万的大社，社会科学文献出版社（以下简称：社科文献）近年来在信息化基础建设、智慧出版平台、协同办公、智能应用等方面探索与成果颇多，以下是该社数据中心主任黄元洪的分享：

一、用“七化”推进“智慧出版”建设

Q：国家十四五规划提出：加快数字化发展，建设数字中国。，您如何看待出版行业数字化？

A：出版行业天然带有数字属性，因为书只是一个载体，不同于具体实物产品，人们购买的书中内容，其本身就是被记录的数据，是知识产品。出版行业数字化从生产经营数字化、到数字出版（数字产品和服务体系构建）、再到2015年国家推动出版融合发展的政策出台至今，已经形成了较为广泛的共识和相对良好的发展基础，各种探索和应用创新频出，但数字化所带来的效益占比却仍然太小，市场规模偏小，导致数字化发展的经济效率仍然低下。国家十四五规划的提出，建设数字中国的大背景，是出版企业数字化转型的契机，在云计算、区块链、大数据、人工智能等新数字技术的驱动下，探索数字化发展的商业模式，构建新的数字化生态，实现产业数字化到数字产业化的发展转变。

Q：社科文献一直在信息化、数字化方面走在行业前列，明确提出了向“智慧出版“的数字化转型，请问该战略的愿景和落实情况如何？

A：社科文献2014年开始提出“智慧出版”1.0，到现在已是“智慧出版”3.0，具体目标会有一些变化，但不变的是愿景，希望打造一个面向人文社科学术领域的知识服务供应商，从以往图书业务为主，转型变成为以知识服务为主，乃至是人文社科领域的大数据公司。我们从2014年开始跟蓝凌合作，当时 以OA办公为起点，到整个流程化、移动化和出版业务应用，希望整体内部出版管理都往数字化方式上转型。与2008年就开始的数字出版做数字产品体系不同，这次是从出版社整体运行、业务重构和生产经营体系的数字化建设。

如何达成“智慧出版”，社科文献提出了“七化”步骤：互联网化、流程化、数据化、移动化、协同化、知识化、智能化。

互联网化，就是一定要让业务上线，实现连接，让人、业务这些具体的工作过程、管理过程中的要素全部上线，这是第一步，也是基础。这点现在可以升级为云服务化，社科文献目前的业务大多数都已经上云。

流程化，就是上线后的要素流动，应该是有规范化的“流程”可遵循的，要通过规范的流程来处理各种业务与管理方面的工作，让企业更规范、高效地运行。流程化，伴随着业务和管理变化而进行的流程重构，也包含了流程管理的运行机制。

数据化，要具备数据意识，要用数据说话、科学决策；要把数据打通，构建数据仓库，数据整合关联机制；社科文献很早就做了BI，将内部数据整合、形成关联，为经营生产业务提供相应的支撑。在当下阶段，数据化可升级为大数据化，形成学术出版大数据，构建大数据运营平台。

移动化，应逐步实现全面满足移动化应用场景。自OA开始，借鉴蓝凌的移动OA理念，社科文献推动让各种应用移动化，并逐步地将业务、管理、产品和服务在更多的移动场景中实现。

协同化，这个概念源自OA，但现在已有不同涵义；不仅组织内部要协同，组织与外部也要协同，不仅有人人之间的协同，还有具体业务和业务间协同，这是一个持续演进的过程。

知识化，这个跟企业内部经验的知识不一样，更要推进知识生产和支撑体系构建，使内容资源转化成知识产品，利用知识服务体系形成知识消费。

智能化，这不是最后一步，而是在建设过程中不断利用新技术提升工作自动化、业务和产品智能化服务的迭代过程。

二、一把手牵头数字化工作组织保障

Q：目前，社科文献构建了哪些系统？推动信息化、数字化建设的组织和机制是什么？

A：组织保障是社科文献开展数字化工作的重要保障之一。整体上是由出版社社一把手牵头，由专门委员会——信息化（数字化）工作委员会负责统筹管理推进。委员会主任由社分管相关业务的副社长担任，委员会委员由社内各重点相关系列和部门的代表组成，有相关数字部门的技术和管理岗代表、管理部门代表如人力、总编室等、业务部门代表如内容（编辑）部门和营销部门等；委员会下设委员会办公室负责委员会行政和组织工作。在部门层面，委员会直属三个部门包括数据中心、社办公室和融合办，负责数字化工作的统一管理和业务落地，包括IT基础设施、数字技术管理、融合业务管理、数字化应用建设、保障服务工作等；数字出版和融合出版部门如数字出版分社、国别区域分社和集刊分社，负责重点产品平台建设和运营；在各部门内部设置信息专员，负责该部门相关工作的对接和落实，包括流程操作、培训、调研、评测考核等。在岗位系列方面，专门设置相关系列和岗位，如技术系列、数字编辑系列，数字运营岗、融合编辑岗、数字视觉设计岗等，用于支持对应的工作。社科文献出版社整体的数字化组织工作，是由一个核心架构加一个组织网络来共同推进整体数字化发展，逐步推进全面出版融合，而不是局部或个体融合发展。

在这套组织体系下，相关的工作都遵循相应的战略规划、管理制度和流程规范来推进。数字化相关经费预算和使用，由委员会统一管理；不同类型项目需通过不同的项目管理流程，进行相关的论证、立项、选型、实施、交付、验收等要求合规地进行；委员会通过例会和专题会制度来进行各类事务的审议、组织、协调和监督落实，社内有关信息化、数字化、数字出版或融合业务的事务均需先通过信息化（数字化）工作委员会审议，同时授权相关管理部门在相应职权处理事宜，确保效率性。

三、ERP+OA支撑年出版图书2000种

Q：贵单位核心业务系统是什么？是如何运行的？在出版行业内处于什么水平？

A：第一个是智慧出版系统，源于“智慧出版”的定义，该平台主要是面向组织内部，是服务内部业务生产和经营管理的平台，基于统一账号和统一门户体系，是所有社内部业务系统和管理系统的集合。从行政办公、流程管理、知识管理、党建及企业文化等，到人事、财务、考核绩效等管理，从一本书的所有生产过程，如项目管理、选题发稿、编辑加工、印刷出版全过程，到相关业务如期刊管理、文创管理、合同管理、版权管理、数字化流程管理等，再到产品管理、内容资源管理等，为出版业务的标准化、规范化提供抓手落地，面向角色和具体业务的场景化构建。例如项目主页，，一个页面查看项目整体情况及生产进展，项目所需要进行的工作、需查询的数据均可在这个页面获得，减少入口深度与用户操作难度；如版权结算系统，自动进行版税结算生成版税报告等。

第二个是数据运营平台。第三个是数字产品平台，是面向用户和机构的产品系统，通过出版平台和数据平台的支撑下，将内容资源转化成内容产品、知识产品，并面向用户提供多元化服务。包括资源数据库/知识库产品；电子书、有声及视频类产品的发布平台等。

第四个数据服务平台，我们是学术类的出版社，面向学术人员、学术机构、高校师生和行业用户等除了提供数字产品外，还提供数字化学术服务，诸如学术评价服务、学术ID服务、机构知识库/机构学术研究资源库建设服务、作者服务、多语机器翻译服务、在线会议服务、科研系统建设服务等相关系统。

从内部系统来看，核心系统是：ERP+OA，合并起来叫“统一资源平台”。OA来自蓝凌产品，自行配置和少量开发，ERP是在蓝凌产品基础上开发的（用OA底层框架），主要由我们来设计业务，再基于蓝凌产品一起共创实现。蓝凌是社科文献战略级合作伙伴。相比之下，利用OA底层框架/开发平台来进行ERP的开发建设，且有成功经验的，确实是比较少见的，有创新之处。

在行业里，社科文献出版社作为学术专业类出版社，信息化和数字出版工作起步较早，有先发优势，而且多年来一直坚持技术创新和投入，形成了自己特色的数字化框架体系，是具有示范意义的。

四、协同办公是企业数字化一扇门

Q：贵单位对OA协同办公管理平台定位是什么？与蓝凌的合作包括哪些内容？

A：OA更多是一个门户，一个统一应用入口，应该发挥整合系统、统一搜索等作用，如何针对不同的个人、不同的岗位系列，做不同门户，将人事信息、系统应用整合到个人工作台里。我们认为，其实OA已经超越OA办公，更多是办公协同与业务协同的统一平台。在互联网框架下，如何将内部协同与外部协同进行融合，让内部员工与外部供应商等资源一起协同，这也是平台未来定位所要考虑的。

社科文献从最早开始与蓝凌合作OA开始，经历了ERP重构、移动办公、费用管控等合作；包括OA也升级了好几次，应用领域覆盖了公司生产、经营等诸多领域，构建的数字化办公及业务平台是社里的核心IT系统，发挥着重要的作用。

Q：贵单位与蓝凌合作的OA平台，为哪些岗位解决了什么样的协同与管理难题？

A：多年来，OA办公已成为社科文献人工作中习以为常的底色。除ERP对业务的支撑，更多效果体现在各类管理部门，目前平台上有流程模板近200个，各项工作基本都实现了在线流程化，大大提升了流程处理和审批效率；待办机制是需工作处理变得更为便捷直接；开会也以会议和沟通的内容作为会议材料；移动场景，使得工作处理更为便利，领导对移动办公的使用率很高。2020年疫情开始后，社科文献出版社依靠着协同办公平台，保持了在家不停工的状态。OA协同办公，对于企业的数字化来说，是一扇门，打开了这扇门，影响的不是某一个点，也不是某一个人，而是会形成一个良好的数字化意识和良性的数字化基础。

Q：请谈一谈贵单位与蓝凌合作构建费控系统的情况？

A：社科文献每年出版图书近2000种，相当于将近2000个产品，每年动销的产品上万种；社科文献已经累计服务作者超过10万；出版行业的分销结算体系存在弊端……整体上说，出版社的财务工作比较复杂、繁重，且在数字化转型过程中，要适应不断出现的新情况、新业态，提升财务管理的数字化应用程度一直是重点工作。

上了费控系统，可把费用相关的预算、借款、报销、业务来款、到账（认领、登记）、开票、付款、银企直联、合并计税、退款等，都整合到一个系统里，已经做到第三期了；社科文献的费控和生产成本，是通过两个系统来做的，生产成本是在ERP里；生产上的付款最终也是在结算完后，转到费控里进行付款。

用了蓝凌的费控系统，据财务部门的反馈，不仅强化了管理的规范化，效率也有很大提升，包括每年预算重新设置、核算的一些科目自动归集，包括报销流程（通过优化，节省了一些签字环节），通过移动端应用，审批更快了。财务规范化提高了，也跟进了国家政策要求，比如合并计税。借助费控系统，财务部原来一些琐碎性的工作都轻松解决掉，节省了财务的工作量。

五、从上云到一系列智能化应用探索

Q：未来，技术与管理不断创新，贵单位将在哪些领域推动数字化业务与管理的深化？

A：社科文献已和阿里云合作，将大部分系统迁到云上，还会将所有数据与内容重新整合到一个新的大数据框架里，便于后续分析、查询与挖掘，类似于一个数据中台的概念；还有一个业务中台，能够支撑内部人员快速构建，为客户提供定制化的数据库产品或数字产品、服务，在支撑业务的同时，起到提效降本的作用。

未来，社科文献会尝试推进一系列智能化应用，包括知识图谱、智能审校、智能写作等，例如知识图谱，购买大数据蓝皮书，读到一篇内容时，会通过知识关联帮你找到其他内容，不是简单关联，是知识的深度挖掘；智能审校，可自动审核敏感问题、自动觉知语法错误、使用规范等；给作者提供一个智能写作框架模板，可以将已出书内容提前拆分成知识点，迅速提供引用，辅助完成项目报告等的编写。人事、财务、业务领域智能化应用场景很多，都是值得我们去探索的方向。

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