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出版行业龙头:社科文献用OA提效2000个产品管理

2021-07-08 10:51:20 来源:钥城网
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社科文献携手蓝凌,用OA+ERP升级“智慧出版”

数字化时代,专业出版社如何拥抱融合发展与转型升级?作为年出版图书近2000种、累计服务作者超10万的大社,社会科学文献出版社(以下简称:社科文献)近年来在信息化基础建设、智慧出版平台、协同办公、智能应用等方面探索与成果颇多,以下是该社数据中心主任黄元洪的分享:

一、用“七化”推进“智慧出版”建设

Q:国家十四五规划提出:加快数字化发展,建设数字中国。,您如何看待出版行业数字化?

A:出版行业天然带有数字属性,因为书只是一个载体,不同于具体实物产品,人们购买的书中内容,其本身就是被记录的数据,是知识产品。出版行业数字化从生产经营数字化、到数字出版(数字产品和服务体系构建)、再到2015年国家推动出版融合发展的政策出台至今,已经形成了较为广泛的共识和相对良好的发展基础,各种探索和应用创新频出,但数字化所带来的效益占比却仍然太小,市场规模偏小,导致数字化发展的经济效率仍然低下。国家十四五规划的提出,建设数字中国的大背景,是出版企业数字化转型的契机,在云计算、区块链、大数据、人工智能等新数字技术的驱动下,探索数字化发展的商业模式,构建新的数字化生态,实现产业数字化到数字产业化的发展转变。

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Q:社科文献一直在信息化、数字化方面走在行业前列,明确提出了向“智慧出版“的数字化转型,请问该战略的愿景和落实情况如何?

A:社科文献2014年开始提出“智慧出版”1.0,到现在已是“智慧出版”3.0,具体目标会有一些变化,但不变的是愿景,希望打造一个面向人文社科学术领域的知识服务供应商,从以往图书业务为主,转型变成为以知识服务为主,乃至是人文社科领域的大数据公司。我们从2014年开始跟蓝凌合作,当时 以OA办公为起点,到整个流程化、移动化和出版业务应用,希望整体内部出版管理都往数字化方式上转型。与2008年就开始的数字出版做数字产品体系不同,这次是从出版社整体运行、业务重构和生产经营体系的数字化建设。

如何达成“智慧出版”,社科文献提出了“七化”步骤:互联网化、流程化、数据化、移动化、协同化、知识化、智能化。

互联网化,就是一定要让业务上线,实现连接,让人、业务这些具体的工作过程、管理过程中的要素全部上线,这是第一步,也是基础。这点现在可以升级为云服务化,社科文献目前的业务大多数都已经上云。

流程化,就是上线后的要素流动,应该是有规范化的“流程”可遵循的,要通过规范的流程来处理各种业务与管理方面的工作,让企业更规范、高效地运行。流程化,伴随着业务和管理变化而进行的流程重构,也包含了流程管理的运行机制。

数据化,要具备数据意识,要用数据说话、科学决策;要把数据打通,构建数据仓库,数据整合关联机制;社科文献很早就做了BI,将内部数据整合、形成关联,为经营生产业务提供相应的支撑。在当下阶段,数据化可升级为大数据化,形成学术出版大数据,构建大数据运营平台。

移动化,应逐步实现全面满足移动化应用场景。自OA开始,借鉴蓝凌的移动OA理念,社科文献推动让各种应用移动化,并逐步地将业务、管理、产品和服务在更多的移动场景中实现。

协同化,这个概念源自OA,但现在已有不同涵义;不仅组织内部要协同,组织与外部也要协同,不仅有人人之间的协同,还有具体业务和业务间协同,这是一个持续演进的过程。

知识化,这个跟企业内部经验的知识不一样,更要推进知识生产和支撑体系构建,使内容资源转化成知识产品,利用知识服务体系形成知识消费。

智能化,这不是最后一步,而是在建设过程中不断利用新技术提升工作自动化、业务和产品智能化服务的迭代过程。

二、一把手牵头数字化工作组织保障

Q:目前,社科文献构建了哪些系统?推动信息化、数字化建设的组织和机制是什么?

A:组织保障是社科文献开展数字化工作的重要保障之一。整体上是由出版社社一把手牵头,由专门委员会——信息化(数字化)工作委员会负责统筹管理推进。委员会主任由社分管相关业务的副社长担任,委员会委员由社内各重点相关系列和部门的代表组成,有相关数字部门的技术和管理岗代表、管理部门代表如人力、总编室等、业务部门代表如内容(编辑)部门和营销部门等;委员会下设委员会办公室负责委员会行政和组织工作。在部门层面,委员会直属三个部门包括数据中心、社办公室和融合办,负责数字化工作的统一管理和业务落地,包括IT基础设施、数字技术管理、融合业务管理、数字化应用建设、保障服务工作等;数字出版和融合出版部门如数字出版分社、国别区域分社和集刊分社,负责重点产品平台建设和运营;在各部门内部设置信息专员,负责该部门相关工作的对接和落实,包括流程操作、培训、调研、评测考核等。在岗位系列方面,专门设置相关系列和岗位,如技术系列、数字编辑系列,数字运营岗、融合编辑岗、数字视觉设计岗等,用于支持对应的工作。社科文献出版社整体的数字化组织工作,是由一个核心架构加一个组织网络来共同推进整体数字化发展,逐步推进全面出版融合,而不是局部或个体融合发展。

在这套组织体系下,相关的工作都遵循相应的战略规划、管理制度和流程规范来推进。数字化相关经费预算和使用,由委员会统一管理;不同类型项目需通过不同的项目管理流程,进行相关的论证、立项、选型、实施、交付、验收等要求合规地进行;委员会通过例会和专题会制度来进行各类事务的审议、组织、协调和监督落实,社内有关信息化、数字化、数字出版或融合业务的事务均需先通过信息化(数字化)工作委员会审议,同时授权相关管理部门在相应职权处理事宜,确保效率性。

三、ERP+OA支撑年出版图书2000种

Q:贵单位核心业务系统是什么?是如何运行的?在出版行业内处于什么水平?

A:第一个是智慧出版系统,源于“智慧出版”的定义,该平台主要是面向组织内部,是服务内部业务生产和经营管理的平台,基于统一账号和统一门户体系,是所有社内部业务系统和管理系统的集合。从行政办公、流程管理、知识管理、党建及企业文化等,到人事、财务、考核绩效等管理,从一本书的所有生产过程,如项目管理、选题发稿、编辑加工、印刷出版全过程,到相关业务如期刊管理、文创管理、合同管理、版权管理、数字化流程管理等,再到产品管理、内容资源管理等,为出版业务的标准化、规范化提供抓手落地,面向角色和具体业务的场景化构建。例如项目主页,,一个页面查看项目整体情况及生产进展,项目所需要进行的工作、需查询的数据均可在这个页面获得,减少入口深度与用户操作难度;如版权结算系统,自动进行版税结算生成版税报告等。

第二个是数据运营平台。第三个是数字产品平台,是面向用户和机构的产品系统,通过出版平台和数据平台的支撑下,将内容资源转化成内容产品、知识产品,并面向用户提供多元化服务。包括资源数据库/知识库产品;电子书、有声及视频类产品的发布平台等。

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第四个数据服务平台,我们是学术类的出版社,面向学术人员、学术机构、高校师生和行业用户等除了提供数字产品外,还提供数字化学术服务,诸如学术评价服务、学术ID服务、机构知识库/机构学术研究资源库建设服务、作者服务、多语机器翻译服务、在线会议服务、科研系统建设服务等相关系统。

从内部系统来看,核心系统是:ERP+OA,合并起来叫“统一资源平台”。OA来自蓝凌产品,自行配置和少量开发,ERP是在蓝凌产品基础上开发的(用OA底层框架),主要由我们来设计业务,再基于蓝凌产品一起共创实现。蓝凌是社科文献战略级合作伙伴。相比之下,利用OA底层框架/开发平台来进行ERP的开发建设,且有成功经验的,确实是比较少见的,有创新之处。

在行业里,社科文献出版社作为学术专业类出版社,信息化和数字出版工作起步较早,有先发优势,而且多年来一直坚持技术创新和投入,形成了自己特色的数字化框架体系,是具有示范意义的。

四、协同办公是企业数字化一扇门

Q:贵单位对OA协同办公管理平台定位是什么?与蓝凌的合作包括哪些内容?

A:OA更多是一个门户,一个统一应用入口,应该发挥整合系统、统一搜索等作用,如何针对不同的个人、不同的岗位系列,做不同门户,将人事信息、系统应用整合到个人工作台里。我们认为,其实OA已经超越OA办公,更多是办公协同与业务协同的统一平台。在互联网框架下,如何将内部协同与外部协同进行融合,让内部员工与外部供应商等资源一起协同,这也是平台未来定位所要考虑的。

社科文献从最早开始与蓝凌合作OA开始,经历了ERP重构、移动办公、费用管控等合作;包括OA也升级了好几次,应用领域覆盖了公司生产、经营等诸多领域,构建的数字化办公及业务平台是社里的核心IT系统,发挥着重要的作用。

Q:贵单位与蓝凌合作的OA平台,为哪些岗位解决了什么样的协同与管理难题?

A:多年来,OA办公已成为社科文献人工作中以为常的底色。除ERP对业务的支撑,更多效果体现在各类管理部门,目前平台上有流程模板近200个,各项工作基本都实现了在线流程化,大大提升了流程处理和审批效率;待办机制是需工作处理变得更为便捷直接;开会也以会议和沟通的内容作为会议材料;移动场景,使得工作处理更为便利,领导对移动办公的使用率很高。2020年疫情开始后,社科文献出版社依靠着协同办公平台,保持了在家不停工的状态。OA协同办公,对于企业的数字化来说,是一扇门,打开了这扇门,影响的不是某一个点,也不是某一个人,而是会形成一个良好的数字化意识和良性的数字化基础。

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Q:请谈一谈贵单位与蓝凌合作构建费控系统的情况?

A:社科文献每年出版图书近2000种,相当于将近2000个产品,每年动销的产品上万种;社科文献已经累计服务作者超过10万;出版行业的分销结算体系存在弊端……整体上说,出版社的财务工作比较复杂、繁重,且在数字化转型过程中,要适应不断出现的新情况、新业态,提升财务管理的数字化应用程度一直是重点工作。

上了费控系统,可把费用相关的预算、借款、报销、业务来款、到账(认领、登记)、开票、付款、银企直联、合并计税、退款等,都整合到一个系统里,已经做到第三期了;社科文献的费控和生产成本,是通过两个系统来做的,生产成本是在ERP里;生产上的付款最终也是在结算完后,转到费控里进行付款。

用了蓝凌的费控系统,据财务部门的反馈,不仅强化了管理的规范化,效率也有很大提升,包括每年预算重新设置、核算的一些科目自动归集,包括报销流程(通过优化,节省了一些签字环节),通过移动端应用,审批更快了。财务规范化提高了,也跟进了国家政策要求,比如合并计税。借助费控系统,财务部原来一些琐碎性的工作都轻松解决掉,节省了财务的工作量。

五、从上云到一系列智能化应用探索

Q:未来,技术与管理不断创新,贵单位将在哪些领域推动数字化业务与管理的深化?

A:社科文献已和阿里云合作,将大部分系统迁到云上,还会将所有数据与内容重新整合到一个新的大数据框架里,便于后续分析、查询与挖掘,类似于一个数据中台的概念;还有一个业务中台,能够支撑内部人员快速构建,为客户提供定制化的数据库产品或数字产品、服务,在支撑业务的同时,起到提效降本的作用。

未来,社科文献会尝试推进一系列智能化应用,包括知识图谱、智能审校、智能写作等,例如知识图谱,购买大数据蓝皮书,读到一篇内容时,会通过知识关联帮你找到其他内容,不是简单关联,是知识的深度挖掘;智能审校,可自动审核敏感问题、自动觉知语法错误、使用规范等;给作者提供一个智能写作框架模板,可以将已出书内容提前拆分成知识点,迅速提供引用,辅助完成项目报告等的编写。人事、财务、业务领域智能化应用场景很多,都是值得我们去探索的方向。

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