打造供应链自动化闭环，上上签助500强制造企业升级

某世界500强企业作为全球领先的技术和服务供应商,业务领域涵盖工业技术、能源与建筑、智能交通等领域,也将目光瞄准供应链数智化升级。去年引入上上签电子签约签约管理系列产品,打造自己的电子签约平台,通过构建生产经销合同自动化流转流程,极大提升了供应链的数智化程度,实现精益生产与敏捷制造能力的飞跃。

一、项目背景:构建全集团签约统一电子化改造

该企业对互联网数字化转型十分重视,早在2019年该企业中国区就联系上上签电子签约,准备牵头打造企业电子签约平台。通过此平台,各个子公司及不同的业务线可以在此基础上打造“上层建筑”,实现签约统一电子化改造,助力企业降本增效。

二、痛点:销售生产流程无法形成自动化闭环

制造企业的生产排期与销售订单息息相关。虽然该企业的生产排期流程有IT系统进行管理实现了智能化,但是从销售订单流转到生产排期系统这一环,仍然是以人工与纸质合同进行处理,无法形成完整的自动化闭环,影响了整个销售生产体系的运转效率。

1.销售合同纸质流转,无法精确排产排期

该企业对生产管理与物料采购管理严格,需要销售部门确认销售合同签署成功后,才能开始排产排期。在使用纸质合同时,该企业从销售签约到排产排期的业务流程为:企业签署→合同邮寄→经销商签署→合同寄回→人工录入系统→系统内审核→排产排期。

产能和物资储备是决定企业运转效率的关键,多储备一天的物料或提前一天进行排产将能节省大量资金。在采取纸质合同进行业务流转时,该企业合同流转周期短则一周多则数月,极其限制企业物料储备和生产排期的效率,甚至出现合同丢失需重签的情况,给排产排期管理造成很大损失。

2.签署时间难确认,影响销售激励核算发放

该企业拥有一套清晰的销售激励管理制度,销售奖励依据合同签署时间进行发放。以往的销售激励发放流程为:企业签署→合同邮寄→经销商签署→合同寄回→查询纸质合同签署日期→发放销售激励。

使用纸质合同签署销售订单时,企业无法有效管理合同签署时间。合同实际签署日期与合同文本签署日期不一致、合同正在邮寄无法确认签署时间、合同签署时间修改或事后补充等问题,令发放激励的管理人员承担了大量核对工作,激励发放过程中也出现过销售人员和公司总部对合同签订日期理解不一致,需要反复沟通协商或上级介入裁判。

三、解决方案:签约管理系列构建电子合同自动化流转全流程

上述问题已严重限制了企业的生产经营效率,为此该企业引入了上上签电子签约平台签约管理系列,将销售生产体系的合同流转实现全流程电子化,同时将经销商管理工作实现了线上管理。

图源自上上签电子签约云平台签约管理系列产品平台首页

1.生产排期流程实现自动化

借助电子签约,该企业优化后的生产排期流程为:线上签约,数据同步→排产人员线上查看合同签署状态→生产排期,相比纸质合同的7个流程节点,省去了4个节点,流程更加精简。

通过上上签电子签约平台,排产排期管理人员可在线查询合同签署状态,以便进行排产排期和物料储备工作,使得物料周转速率和排产排期效率得到提升。

图源自上上签电子签约云平台,管理人员可查询合同签署状态

以往采用纸质合同,从签约到执行排期,至少需要一到两个星期。采用电子合同后,经销商签署完毕,合同状态数据立刻同步至系统,不需审核即可开启排产排期流程,平均可提前3-5天排期排产,极大提高了生产效率与资金利用率,节省企业的生产成本,缩短生产周期。

2.激励发放流程优化,销售激励客观可信

通过合同电子化,如今该企业的销售激励发放流程如下:线上签约,数据同步→在线查看签署日期→发放销售激励,流程节点降低为纸质合同流转时的二分之一。

结合电子签约技术的不可篡改和高时效性,合同签署完成后,激励发放管理人员可以清晰地查询到每一笔订单的实际签署时间。合同签署时间无法人为更改,销售激励的奖励发放更加客观。

图源自上上签电子签约云平台,管理人员可查看合同签署时间

如图所示,激励发放管理人员可以登录上上签电子签约平台,在合同管理模块下查询每一笔订单的具体签署时间,通过核对时间和合同金额发放激励,同时系统也支持数据导出功能,实现批量数据处理。

结语

供应链数智化是制造企业未来数年数智化的重点。该制造企业中国区通过上上签电子签约签约管理系列产品,实现了合同的签、发、存、管、控等全流程电子化自动流转,特别是在销售生产流程上补齐了自动化的最后一环,优化了供应链上下游协同能力,从而提高了生产效率。

此外,生产增效与成本管控也是制造业面临的普遍难题,通过借鉴该企业电子签约应用经验,其他制造型企业同样可以实现销售生产流程的自动化,带来显著的经济效益。

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